1. Considerazioni generali
Al fine di assicurare la necessaria qualità dei medicamenti allestiti dalla Farmacia si riporta un complesso di norme che tendono ad uniformare le condizioni di preparazione di modo che siano garantite l’efficacia, la sicurezza e la qualità del medicinale approntato. Le materie prime, le modalità di allestimento della preparazione ed il confezionamento, possono rappresentare un’area di rischio potenziale con caratteristiche tecniche particolari se riferite alle attivati svolte dalla Farmacia.
L’efficacia del sistema di controllo dipende dalla capacita di integrazione delle diverse disposizioni e dalla duttilità che esse hanno in modo da potersi applicare alla Farmacia, nonché dalla revisione periodica e documentata dell’organizzazione strutturale e procedurale delle attività svolte.
Le Norme di Buona Preparazione (N.B.P.) sono da considerarsi come una guida che il Farmacista dovrebbe seguire nella preparazione dei medicamenti affinché questi posseggano la qualità prescritta.

2. Definizioni
Ai fini delle Norme di Buona Preparazione dei medicamenti sono adottate le definizioni già date nella Farmacopea nel capitolo "Norme per la Buona Fabbricazione e per il Controllo di Qualità dei medicamenti" per quanto attiene: Medicamento, Materie Prime, Prodotti semilavorati, Prodotti finiti, Fabbricazione, Lotto, Numero di lotto, Convalida, sostituendo ai termini fabbricazione, produzione, produrre e prodotto, rispettivamente preparazione, preparare e preparato.

Ai fini delle Norme di Buona Preparazione dei medicamenti sono adottate le seguenti definizioni aggiuntive.

Documentazione del lotto. Insieme delle trascrizioni disponibile in ogni momento, da cui sia possibile desumere la storia del medicamento allestito, dalle materie prime impiegate al preparato finito, e dei controlli eseguiti, per ciascun lotto di preparazione.

Preparazione individuale o magistrale. Ogni medicinale preparato estemporaneamente in Farmacia in base a una prescrizione medica destinata ad un determinato malato.

Preparazione multipla o officinale. Ogni medicinale preparato, anche in precedenza, in base alle indicazione della Farmacopea Ufficiale, e destinato ad essere fornito direttamente ai pazienti che si servono in tale Farmacia. Le preparazioni multiple o officinali sono allestite per lotti.

Registro delle materie prime. Documentazione scritta o informatica delle specifiche tecniche e di qualità delle materie prime. Registro delle preparazioni. Documentazione scritta o informatica delle preparazioni allestite. Lo stesso registro può essere utilizzato per soddisfare anche gli obblighi di cui all’art. 123, comma 1, lettera c) del Testo unico delle Leggi Sanitarie, approvato con R.D. 27 luglio1934, n. 1265, e di cui all’art. 38, ultimo comma del R.D. 30 settembre 1938 n. 1706 Procedure. Istruzioni scritte che indicano le operazioni da effettuare, le precauzioni o le misure da adottare in relazione diretta o indiretta con la preparazione da allestire.

Laboratorio galenico. Locali o parti di essi adibiti alle operazioni di preparazione e di controllo.

Confezionamento. Insieme di operazioni con cui la preparazione allestita viene resa idonea alla commercializzazione. Il confezionamento si distingue in primario o secondario, di cui soltanto il primo e a diretto contatto con il medicamento. Il confezionamento contribuisce alla corretta conservazione del medicamento, alla sua certa identificazione e alla sua coerente utilizzazione.

3. Personale
La preparazione dei medicinali riflette la competenza, l’interesse e l’abilita del Farmacista addetto, che perciò deve comprendere il compito assegnatogli ed essere capace di compierlo, ma altrettanto deve essere motivato nelle sue capacita. Gli errori nella preparazione in Farmacia sono di solito dovuti all’atteggiamento personale, per cui essi vengono evitati tenendo nel dovuto conto le aspettative ed i bisogni dell’operatore.
Per questo il farmacista preparatore andrebbe incoraggiato a seguire corsi di aggiornamento e seminari specifici, e a disporre di riviste, testi e pubblicazioni tecniche che gli consentano una continua informazione post-universitaria.

Particolare attenzione va dedicata alle sostanze ausiliare ed al loro uso, ai conservanti ed agli stabilizzanti, alle interazioni dei principi attivi fra di loro e con gli altri componenti la formulazione, ai contenitori e alle relative chiusure, alle condizioni di conservazione delle materie prime e del medicinale finito.
Se il farmacista preparatore non è né il titolare né il direttore dell’esercizio, dovrebbe comunque godere di un certo grado di libertà decisionale e di indipendenza nell’organizzazione del laboratorio e non avere altri compiti, se le attivati di preparazione sono significative in quella Farmacia.
Le operazioni già convalidate, che richiedano l’uso di mezzi meccanici o semiautomatici, possono essere eseguite anche dal personale tecnico o da studenti della facoltà di Farmacia nello svolgi- mento del periodo di tirocinio, sotto la diretta responsabilità e supervisione del farmacista preparatore. In ogni caso il personale tecnico può essere assegnato solo a compiti ben individuati e limitati, a carattere ripetitivo, e deve essere debitamente istruito nelle sue mansioni di modo che ne comprenda le implicazioni e le finalità ai fini della sicurezza.
Le attribuzioni del personale tecnico riflettono le competenze richieste dalle operazioni affidate, devono essere precise e inequivocabili e, se possibile, date per iscritto ed aggiornate, se necessario.
Ciascun farmacista preparatore deve stabilire proprie regole di comportamento per il funzionamento del laboratorio, standardizzare le procedure di allestimento delle preparazioni e di spedizione delle prescrizioni mediche, ed assicurarne il rispetto.
In ogni caso il farmacista e responsabile di:

• materie prime: identificazione dei componenti la formulazione e verifica dell’avvenuto controllo di qualità;
• preparazione del medicinale;
• assicurazione della qualità del preparato finito;
• corretta etichettatura, anche in funzione della dispensazione;
• appropriate condizioni di conservazione delle materie prime, dei preparati finiti e del materiale di confezionamento;
• personale tecnico, che eventualmente opera nel laboratorio, e del suo addestramento;
• condizioni di pulizia e di ordine del laboratorio; þ verifica degli strumenti di misura e delle apparecchiature di controllo e di preparazione, anche per quanto concerne le metodiche adottate;
• documentazione delle operazioni eseguite in relazione alle disposizioni legislative e regolamentari ed alle norme di autodisciplina;
• rifornimento adeguato delle materie prime e di ogni altro materiale utilizzato nella preparazione e nel confezionamento dei preparati.

Il farmacista stabilisce delle norme igieniche da rispettare durante la lavorazione e ne assicura la conoscenza; in particolare deve curare che non si mangi ne si fumi, che vengano indossati indumenti adatti e che questi siano rinnovati regolarmente, e che sia ridotta al minimo la possibilità di contaminazione del medicinale da parte dell’operatore.

4. Laboratorio galenico e attrezzature

L’area destinata alla preparazione:

• non deve essere adibita ad altri scopi, come ad es. la raccolta e la vendita delle ricette, degli ordini, le analisi biologiche e microbiologiche, etc.;
• anche se in comunicazione con il resto della Farmacia, durante l’attività di preparazione dovrebbe esserne evitato I’attraversamento;
• dovrebbe avere pareti, soffitto e pavimento di materiale non poroso, resistente e non sgretolabile, uniformemente ricoperto e privo di parti che perdono il rivestimento, capace di sopportare acqua calda e detergenti;
• deve essere illuminata a sufficienza specialmente nelle zone di lavoro, ventilata ma priva di correnti, protetta dall’infestazione da insetti e da roditori, con apposita schermatura delle aperture, e per quanto possibile dalla contaminazione particellare;
• quando necessario, deve essere munita di condizionamento d’aria in modo da assicurare una temperatura ed un’umidità costanti (25-30 ’C e 50% U.R.);
• le apparecchiature e gli utensili devono essere almeno quelli previsti dalla normativa vigente (tabella N. 6, F.U.). In relazione alle forme farmaceutiche che vengono allestite, al tipo di preparazione, se individuale o multipla, e più in generale alle quantità approntate:
• deve avere dimensioni appropriate in modo da potervi collocare la scaffalatura necessaria, le apparecchiature, gli strumenti di controllo e di misura e ogni altra attrezzatura;
• deve avere un piano di lavoro di materiale inerte ai coloranti e alle sostanze aggressive, con acqua potabile corrente, sufficientemente illuminato, con prese per la corrente elettrica e per il gas (o altro sistema di riscaldamento), munito di raccoglitore per i rifiuti e di un sistema di drenaggio dell’acqua:
• deve avere un piano per gli strumenti di misura, perfettamente livellato e non soggetto a correnti d’aria.

Il personale adibito alla preparazione di medicinali deve inoltre poter disporre, anche in locali separati, di:

• una scrivania ed una libreria tra l’altro per raccogliere i testi obbligatori e la documentazione delle preparazioni effettuate;
• un settore protetto dalla luce e dalla polvere per conservare le materie prime, i contenitori e le chiusure per preparati finiti, e le diverse apparecchiature per l’approntamento;
• uno spazio adibito alla conservazione delle etichette, anche già predisposte per i preparati officinali;
• due armadi separati con chiusura a chiave, rispettivamente per le sostanze stupefacenti e per i veleni;
• un frigorifero a sbrinamento automatico.

I locali e gli arredi di laboratorio devono essere mantenuti in ottimo stato e in condizioni di massima pulizia.
La disposizione degli spazi destinati alla conservazione dovrebbe ridurre al minimo la possibilità di confusione sia tra le materie prime sia, tra i preparati finiti, prevenire ogni possibile inquinamento da liquidi e solidi esterni, rendere impossibile la contaminazione crociata e provvedere alla protezione dalla luce, quando richiesta.
Le apparecchiature meccaniche, quando utilizzate, devono essere semplici nel disegno e nel funzionamento, in modo da poter essere facilmente smontate e consentire quindi una frequente pulizia.
Non devono alterare le sostanze con cui vengono a contatto ne contaminare queste con prodotti, come i lubrificanti, necessari al loro funzionamento. Devono avere dimensioni che consentano la preparazione anche di piccole quantità, devono essere trasportabili e versatili in modo da essere facilmente modificate ed adattate alle diverse esigenze.
Le apparecchiature devono essere pulite immediatamente dopo il loro uso, eventualmente lavate e risciacquate a lungo con acqua deionizzata, asciugate e, se richiesto dalla particolare preparazione, disinfettate o sterilizzate, e custodite al riparo dalla polvere e da ogni altro contaminante.
Gli strumenti di misura devono essere periodica- mente controllati, indipendentemente dagli adempimenti amministrativi.

5. Materie prime
Le materie prime acquistate devono essere registrate (registro delle materie prime) indicando la denominazione chimica e quella commerciale, la quantità fornita, il nome del fabbricante e quello del fornitore intermedio, quando e il caso, il numero di lotto, le prove di identificazione e la certificazione di qualità, il riferimento interno della Farmacia, la data di acquisto ed eventualmente il costo.
Anche nel caso in cui il fornitore sia un distributore intermedio, che di solito provvede al riconfezionamento il farmacista deve pretendere le informazioni necessarie alla sua documentazione, quali desunte dalla scheda fornita dal produttore al distributore intermedio, o dal contenitore originale dal quale e stata prelevata la quantità richiesta.
E' di norma accettabile la scheda datata e sottoscritta dal fornitore. In carenza di tale scheda il farmacista deve eseguire o fare eseguire da laboratori specializzati un controllo analitico completo.Il farmacista deve controllare l’integrità dei contenitori inviati dal fornitore.
Le materie prime devono essere conservate in contenitori inerti muniti di adatta chiusura, le cui caratteristiche sono specificate nella Farmacopea.
Tutti i contenitori devono essere coerentemente etichettati con l’indicazione della sostanza.
Una particolare attenzione deve essere posta all’acqua da utilizzarsi, anche in riferimento all’eventuale carica microbica (acqua bollita di fresco).
Le materie prime devono essere conservate in modo tale da prevenire qualsiasi contaminazione e confusione e garantire la loro conservazione.
Il Farmacista deve vigilare in modo particolare sulla rotazione delle scorte delle materie prime.

6. Operazioni di preparazione
La precisione e il risultato di una sequenza di atti e di un atteggiamento che caratterizza ciascuno di essi.

Non vi sono preparazioni che richiedano maggiore precisione di altre, e la maggior parte degli errori e dovuta alla insufficiente accuratezza delle operazioni eseguite, piuttosto che alla scarsa esperienza o alle carenti conoscenze tecnico-scientifiche dell’operatore.
Nessuna formulazione deve essere allestita quando una parte anche minima di essa non e stata ben compresa.
Deve essere posta attenzione alle caratteristiche chimico-fisiche di ciascun componente, allo scopo di stabilire la più razionale tecnica di preparazione, prevedere le possibili interazioni, valutare la stabilita e la biodisponibilità del prodotto finale. Ciascun componente la formulazione deve essere utilizzato con cautela in modo da evitare perdite e contaminazioni crociate, per cui una volta prelevata la quantità richiesta, il contenitore deve essere rimosso dal piano di lavoro.Errori nel prelievo possono essere prevenuti adottando un qualsiasi schema ripetitivo, che consenta all’operatore di controllare le operazioni compiute, sia prima che dopo aver misurato i singoli componenti.

Prima di iniziare la preparazione, il farmacista deve verificare che:

• i materiali, gli utensili e le apparecchiature da utilizzare siano puliti, asciutti e sterilizzati, se previsto;
• ogni oggetto necessario sia disposto in ordine sul piano di lavoro e accessibile immediatamente;
• sia pronto il contenitore appropriato per il prodotto finale;
• siano allontanati materie prime, apparecchiature, contenitori e documentazione riferibili ad altra preparazione o che comunque possano generare confusione.

In caso di interruzione il farmacista deve assicurare che sia data ogni indicazione affinché lui stesso o altri possano riprendere senza incertezze le operazioni di preparazione.

Il controllo generale da eseguirsi sul preparato finito comprende almeno:

•  l’aspetto;
• le caratteristiche organolettiche (colore, odore, sapore);
• le proprietà fisiche (omogeneità, consistenza, trasparenza, ridispersibilità dell’eventuale sedimento, stabilita delle emulsioni, ecc.);
• la quantità o il numero di dosi-forma da dispensare;
  Uniformità di peso delle forme farmaceutiche a dose unica.

I controlli analitici sul prodotto finito possono essere omessi nella preparazione su scala ridotta, se ed in quanto il farmacista assicura personalmente e continuamente la qualità e la quantità delle sostanze impiegate, la correttezza delle operazioni eseguite e la corrispondenza alle procedure stabilite.
Ai fini della conservazione, e in relazione alla natura e alle proprietà dei componenti della formulazione, particolare attenzione, deve essere dedicata alla valutazione della stabilita, che nella preparazione multipla deve tenere conto anche delle quantità allestite e della prevedibile rotazione delle scorte del prodotto finito.

7. Contenitore, etichettatura e documentazione
La scelta di un appropriato contenitore finale e critica per assicurare la qualità del medicamento.
Particolare attenzione dovrebbe essere posta alla scelta del contenitore e al sistema di chiusura per evitare perdite, contaminazione da parte degli agenti atmosferici, e variazioni di composizione dovute alla migrazione di uno o più componenti il medicinale o alla cessione dei costituenti dei contenitori e delle chiusure stesse.
Il contenitore finale deve poter essere maneggiato con facilita dal paziente, consentire il prelievo del medicinale senza difficoltà, essere proporzionato alla quantità di preparato dispensato ed avere, quando richiesto, una chiusura a prova di bambino.
L’etichettatura deve fornire il massimo delle informazioni all’utilizzatore per un corretto e sicuro impiego del medicinale, per cui anche se in forma concisa, deve riportare chiaramente ed in modo facilmente intelleggibile:

• il nome, l’indirizzo, e il numero di telefono della Farmacia;
• il nome del paziente e del medico prescrittore, nel caso di preparazioni magistrali;
• la data di preparazione; þ il numero o qualsiasi altra indicazione che ne consenta la immediata individuazione attraverso la documentazione, e quindi l’appartenenza ad un eventuale lotto;
• la composizione quali-quantitativa della preparazione, quale risulta dalla formulazione originale, integrata dalle sostanze eventualmente aggiunte per motivi tecnici e presenti nel preparato;
• le indicazioni addizionali, se il medicinale e soggetto a particolare disciplina;
• ove necessario, la data entro la quale il medicinale deve essere utilizzato;
• ogni altra indicazione prevista dalle leggi o dai regolamenti.

All’atto della dispensazione il farmacista dovrà fornire:

•  dettagliate istruzioni per l’uso, comprese le particolari precauzioni nel maneggiare il preparato, la categoria terapeutica, se del caso le modalità di eliminazione dei contenitori e del contenuto non utilizzato;
• le eventuali avvertenze per la conservazione.

Nell’etichettatura delle preparazioni magistrali o individuali sono precettive le indicazioni di cui all’articolo 37 del R.D. 30 settembre 1938, n. 1706.
Le operazioni di etichettatura sono di norma eseguite in un tempo immediatamente successivo al riempimento del contenitore. Ogni variazione intervenuta o apportata alla composizione quali-quantitativa del medicinale deve essere dichiarata.
Un certo livello di documentazione dovrebbe essere comunque assicurato ogni qualvolta si allestisce un medicinale in modo da avere un riferimento certo per:

• le responsabilità professionali e legali del farmacista e del medico;
• la storia tecnica e la qualità del medicinale preparato;
• la ripetizione della preparazione.

Questa documentazione, insieme a quella riferita alle materie prime consente in ogni momento di ricostruire la qualità, l’efficacia e la sicurezza di ogni medicinale dispensato.